ส่วนที่ 2: จัดระเบียบ ทำงานร่วมกัน และแชร์ทรัพยากรด้วย Spaces ใน Amazon Quick
หากมองว่า Chat Agent คือ "สมอง" ที่ตอบคำถาม Space ก็คือ "คลังความรู้" ที่ Agent ใช้อ้างอิงข้อมูลนั่นเอง
Space ใน Amazon Quick คือกลุ่มของข้อมูลและทรัพยากรของ Quick ที่ถูกกำหนดขอบเขตไว้สำหรับทีมหรือโดเมนใดโดเมนหนึ่งโดยเฉพาะ คุณสามารถใช้ Space เพื่อรวบรวมและจัดระเบียบไฟล์ แดชบอร์ด Topics Knowledge Base และ Action ของแอปพลิเคชัน ให้กลายเป็นศูนย์กลางความรู้ที่เป็นหนึ่งเดียวและปรับแต่งได้สำหรับทีมของคุณ Spaces สามารถผสานรวมเข้ากับ Quick Agent ได้อย่างไร้รอยต่อเพื่อการสนทนาที่มีบริบท (Context) และถูกออกแบบมาให้ขยายขนาดได้ตั้งแต่ระดับการใช้งานส่วนบุคคล ระดับทีม ไปจนถึงระดับข้ามทีมทั้งองค์กร
Spaces ช่วยให้ทีมของคุณได้รับผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องที่สุดจาก Agent สนทนาและเครื่องมือ AI อื่นๆ ภายใน Quick ด้วยการอ้างอิงผลลัพธ์จากข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานหรือโดเมนของคุณเท่านั้น สมาชิกหลายคนในทีมสามารถร่วมเพิ่มความรู้เข้าไปใน Space เดียวกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาข้อมูลกระจัดกระจาย (Data Silo) และทำให้การค้นหาข้อมูลราบรื่นขึ้น นอกจากนี้ Spaces ยังทำหน้าที่เป็นชั้นข้อมูล (Data Layer) ให้กับแอปพลิเคชันที่สร้างด้วยฟีเจอร์ Apps in Amazon Quick อีกด้วย
?? ข้อควรทราบ: ทรัพยากรของ Quick ที่ถูกเพิ่มเข้าไปใน Space จะยังคงเคารพสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้เดิมเสมอ หากผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงทรัพยากรหนึ่งๆ นอก Space ได้ พวกเขาก็จะไม่สามารถเข้าถึงทรัพยากรนั้นภายใน Space ได้เช่นกัน แต่ไฟล์ที่อัปโหลดเข้าไปใน Space โดยตรงจะพร้อมใช้งานสำหรับทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึง Space นั้นเสมอ
ตัวอย่างงานที่คุณสามารถใช้ Space ได้ เช่น:
- รวบรวมและแชร์ฟีดแบ็กจากลูกค้า ทำให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถถามคำถามและรับสรุปข้อมูลได้
- ปฐมนิเทศพนักงานใหม่ด้วยเอกสารทีม คู่มือ และขั้นตอนการทำงาน
- วิเคราะห์รายงานประจำปีนับร้อยฉบับ
- สรุปและค้นหารายการสิ่งที่ต้องทำ (Action Items) จากไฟล์บันทึกเสียงการประชุม
การโต้ตอบของผู้ใช้ Amazon Quick กับ Spaces
ตารางต่อไปนี้แสดงให้เห็นว่าผู้ใช้แต่ละประเภทใน Amazon Quick สามารถโต้ตอบกับ Space ได้อย่างไรบ้าง
| ประเภทผู้ใช้ | ความสามารถ |
|---|---|
| ผู้ดูแลระบบ (Administrators) | ควบคุมว่าผู้ใช้ที่มีสิทธิ์สร้าง Space จะสามารถสร้าง Space ได้หรือไม่ |
| ผู้ใช้ระดับ Author Pro และ Reader Pro | สร้างและดูแลรักษา Space, เพิ่ม Topics แดชบอร์ด ชุดข้อมูล Knowledge Base และ Action ของแอปพลิเคชันเข้าไปใน Space, อัปโหลดไฟล์เข้าไปใน Space โดยตรง, ผูก Agent เข้ากับ Space, โต้ตอบกับข้อมูลใน Space ผ่านการแชท, แชร์ Space ให้ผู้อื่น |
สิทธิ์การใช้งาน Space มีอะไรบ้าง
สิ่งที่คุณสามารถทำได้กับ Space ยังขึ้นอยู่กับสิทธิ์ที่คุณได้รับด้วยเช่นเดียวกับ Chat Agent โดยมีสิทธิ์อยู่ 2 ประเภทที่สามารถกำหนดให้ผู้ใช้ได้:
- Owner (เจ้าของ): สามารถสร้าง แก้ไข แชร์ และลบ Space ได้
- Viewer (ผู้ดู): สามารถดู ถามคำถาม และดาวน์โหลดไฟล์จาก Space ได้
ตารางด้านล่างสรุปว่าสิทธิ์ของผู้ใช้แต่ละแบบกำหนดสิ่งที่ทำได้กับ Space ของ Amazon Quick อย่างไร:
| ประเภทสิทธิ์ | สิทธิ์ที่ได้รับ |
|---|---|
| Owners | สร้าง Space, อัปโหลดไฟล์เข้า Space, แชร์ Space กับผู้อื่น, เชื่อมและยกเลิกการเชื่อมทรัพยากร Amazon Quick (Topics, แดชบอร์ด, ชุดข้อมูล, Knowledge Base และ Action ของแอปพลิเคชัน) เข้ากับ Space, ลบ Space ในฐานะเจ้าของ คุณสามารถแต่งตั้งผู้ใช้อีกคนให้เป็นเจ้าของร่วม (Co-owner) ของ Space ได้ ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้คนนั้นดำเนินการจัดการต่างๆ หลังการสร้างได้เทียบเท่าเจ้าของ |
| Viewers | ดาวน์โหลดไฟล์ที่อัปโหลดไว้ใน Space, ถามคำถามจากข้อมูลภายใน Space, ใช้ Space ที่ระบุเป็นบริบท (Context) ให้กับ Agent, ค้นหา Space จากชื่อ, เข้าถึง Space ผ่าน URL โดยตรง, ดูรายการคำถามตัวอย่างที่เตรียมไว้ล่วงหน้าเพื่อช่วยเริ่มต้นใช้งาน Space |
ทำความเข้าใจสถานะการอัปโหลดไฟล์
เมื่อคุณอัปโหลดไฟล์เข้าสู่ Space คุณจะเห็นข้อความแสดงสถานะต่อไปนี้ ซึ่งบอกให้ทราบว่าไฟล์อยู่ในขั้นตอนใดของกระบวนการประมวลผล:
- Uploading (กำลังอัปโหลด): ไฟล์กำลังถูกอัปโหลดจากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ
- Processing (กำลังประมวลผล): ไฟล์กำลังถูกประมวลผลอยู่
- Text ready (ข้อความพร้อมใช้งาน): เนื้อหาข้อความของเอกสารพร้อมสำหรับการค้นหาแล้ว แต่รูปภาพและตารางในเอกสารยังอยู่ระหว่างการประมวลผล
- Ready (พร้อมใช้งาน): ข้อความและสื่อทั้งหมดในเอกสารถูกประมวลผลเรียบร้อยแล้ว
- Deleting (กำลังลบ): เอกสารกำลังถูกลบออกจากระบบ
การเข้าใจสถานะเหล่านี้มีประโยชน์มาก โดยเฉพาะเมื่อคุณอัปโหลดเอกสารขนาดใหญ่ที่มีทั้งข้อความ รูปภาพ และตาราง เพราะคุณจะสามารถเริ่มถามคำถามเกี่ยวกับเนื้อหาข้อความได้ทันทีที่สถานะเป็น "Text ready" โดยไม่ต้องรอให้การประมวลผลรูปภาพและตารางเสร็จสมบูรณ์ก่อน
ข้อจำกัดของ Spaces ที่ควรรู้ก่อนใช้งาน
แม้ Spaces จะมีความยืดหยุ่นสูง แต่ก็มีข้อจำกัดทางเทคนิคที่ผู้ใช้งานควรทราบไว้ล่วงหน้า เพื่อวางแผนการจัดระเบียบข้อมูลได้อย่างเหมาะสม:
- Space ไม่สามารถบรรจุ Space อื่นซ้อนกันได้ กล่าวคือไม่มีโครงสร้างแบบลำดับชั้น (Nested Spaces)
- การเข้าถึงทรัพยากรยังคงต้องอิงสิทธิ์เดิม: ผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงทรัพยากรของ Amazon Quick (เช่น Topics หรือแดชบอร์ด) ภายใน Space ได้ หากพวกเขาไม่มีสิทธิ์เข้าถึงทรัพยากรนั้นนอก Space มาก่อน การแชร์ Space จึงไม่ได้เป็นการให้สิทธิ์เข้าถึงทรัพยากรภายในโดยอัตโนมัติ
- ไม่มีการแจ้งเตือนเมื่อทรัพยากรถูกลบจากภายนอก: หากทรัพยากรของ Amazon Quick ที่เชื่อมโยงกับ Space ถูกลบจากภายนอก Space ผู้ใช้ Space นั้นจะไม่ได้รับการแจ้งเตือนถึงการลบดังกล่าว โดยระบบจะแสดงข้อความบอกเพียงว่าทรัพยากรนั้นไม่พร้อมใช้งานเท่านั้น
- ความจุพื้นที่จัดเก็บดัชนี: ไฟล์ที่อัปโหลดเข้า Space จะถูกปฏิเสธหากความจุพื้นที่จัดเก็บดัชนี (Index Data Storage) เต็ม ในกรณีนี้ควรติดต่อผู้ดูแลระบบขององค์กร
- รูปแบบไฟล์ที่รองรับ: ไฟล์ที่อัปโหลดเข้า Space ต้องเป็นหนึ่งในรูปแบบต่อไปนี้เท่านั้น:
.html,.xhtml,.txt,.pdf,.csv,.tsv,.xml,.json,.md,.rtf,.xslt,.eml,.vtt,.docx,.dotx,.docm,.dotm,.ppt,.pptx,.pptm,.ppsm,.ppsx,.xlsx,.xls,.xlam,.xlsm,.xltx,.xltmรวมถึงไฟล์โค้ดอย่าง.c,.h,.cpp,.hpp,.cs,.java,.py,.go,.rb,.scala,.m,.sql,.cljและไฟล์เสียง/วิดีโออย่าง.mp3,.wav,.m4a,.flac,.ogg,.mp4,.mov,.m4v - ขนาดไฟล์สูงสุด: ไฟล์ประเภท PDF, Word และ PowerPoint จำกัดที่ 500 MB ต่อไฟล์ ส่วนไฟล์ประเภทอื่นที่รองรับจำกัดที่ 50 MB
- จำนวนไฟล์: Space รองรับไฟล์ได้สูงสุดถึง 10,000 ไฟล์ (เทียบกับการแชทปกติที่จำกัดเพียง 20 ไฟล์) โดยมีเงื่อนไขว่าพื้นที่จัดเก็บรวมของ Space ต้องไม่เกิน 10 GB
- จำนวนทรัพยากรต่อประเภท: คุณสามารถเพิ่มทรัพยากรประเภทเดียวกัน (แดชบอร์ด, Topic, Knowledge Base หรือ Action) เข้าไปใน Space ได้สูงสุด 20 รายการต่อประเภท
การรู้ข้อจำกัดเหล่านี้ล่วงหน้าจะช่วยให้ทีมของคุณวางแผนโครงสร้าง Space ได้อย่างเหมาะสม เช่น แยก Space ตามแผนกหรือโครงการแทนที่จะยัดทุกอย่างไว้ในที่เดียวจนเกินขีดจำกัดของทรัพยากรแต่ละประเภท